Préparation aux audits/inspections/visites : niveau local, régional, national et international
La meilleure des préparations c'est d'être toujours prêt
Les audits, les inspections et les visites clients font partie du décor depuis longtemps. Recevoir de la visite devrait faire partie de la routine quotidienne. Si vous avez implanté un PCP , des normes , des exigences clients; c'est que vous y avez mis le temps et les efforts; alors il est plus qu'important de se comporter comme s'il y avait de la visite tous les jours.
Peu importe que l'on vienne voir ce que vous faites ou pas; vous devez en tout temps être conforme aux exigences de conformité réglementaires, aux normes et standards et aux exigences clients qui s'appliquent à votre établissement.
Prenez le temps de vous poser la question suivante: Est-ce qu'il est plus compliqué et coûteux d'être conforme tout le temps ou de répondre aux DACs, non-conformités suite à des audits, des inspections ou des visites.
Poser la question c'est y répondre car si vous n'êtes pas prêt:
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Vous aurez des non-conformités ou des DACs à gérer qui vont nécessiter du temps et des ressources
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Vous risquez des interruptions
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Vous risquez de perdre des contrats
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Vous risquez d'entrer en conflits avec l'autorité réglementaire, les firmes d'audits et/ou les clients
Comment se préparer et être toujours prêt?
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Le suivi de vos activités de production et de votre niveau de conformité réglementaire sont importants à cet effet car ils vous permettent de prendre le pouls de la situation et d'éviter de perdre le contrôle
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Les audits internes réguliers vous permettent de vous ajuster au fur et à mesure et d'éviter les correctifs majeurs
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Les revues de direction permettent quant à elle de valider qu'il y a adéquation entre la vision de l'entreprise et ce qui se passe dans votre établissement afin d'éviter la discordance et les qui pro quo
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La présence régulière des représentants des ventes sur le plancher de production est un élément essentiel pour s'assurer que tous ont la même compréhension de ce qui est fait et comment c'est fait
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Des échanges constants et des rencontres occasionnelles entre les équipes/départements sont importantes afin que tous soient au courant de ce qui se passe dans votre établissement et que tous parle la même langue
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S'il s'agit d'une délégation étrangère, une préparation minimale s'impose pour en savoir plus sur les exigences réglementaires, les us et coutumes autres trucs utiles à savoir. L'ACIA pourra, dans certains cas vous assister.
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D'avoir une procédure écrite et documentée pour les audits, inspections et visites avec des règles bien précises en lien avec les exigences de conformité, les normes et standards ou les exigences clients
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N'hésitez pas à organiser à l'interne des simulations de visites surprises qui portent sur des thèmes précis et documenter le tout
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Ne rien cacher, bien identifier ce qui ne fonctionne pas et documenter vos retenues
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Assurez-vous d'intervenir dès que quelque chose ne vas pas et idéalement avant la personne qui audite, inspecte ou visite
Que faire de plus
Ce que vous faites le mieux: votre travail au quotidien en vous assurant de respecter les exigences de conformités, les normes et standards et les exigences clients.
N'oubliez pas que rien n'est parfait et qu'il est tout à fait normal d'avoir un registre des non-conformités qui contient des non-conformités. Le contraire serait louche, très louche tout comme le fait de n'avoir jamais de plaintes clients ou de bris sur vos lignes de production.
Nous sommes en mesure de vous aider à élaborer, implanter ou perfectionner votre préparation aux audits, inspections et visites de façon à ce que vous soyez capable de continuer à respecter les exigences de conformité réglementaires, normatives et celles de vos clients (incluant celles stipulées dans les référentiels GFSI). Vous obtiendrez ainsi moins de non-conformités, cela vous aidera à aborder ces rencontres avec moins de stress et à être plus sur de vous afin de vous montrer sous votre meilleur jour.